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WinFuhr® - Speditionssoftware

WinFuhr® ist eine Speditionssoftware für Transportbetriebe und Speditionen. Das Programm unterstützt die mit Transporten und Lieferungen verbundenen Büroarbeiten, beginnend mit dem Erstellen von Angeboten über die Annahme und Disposition von Aufträgen, das Abrechnen von Aufträgen bis hin zu Buchhaltung, Kostenkontrolle und Statistik.

Die Software eignet sich sowohl für reine Dienstleistungsbetriebe (nur Transport), als auch für Firmen, die mit Handel und Transport befasst sind (mit Materialverkauf).

WinFuhr® wird als Grundmodul und verschiedenen Zusatzmodulen mit nachfolgend aufgeführtem Leistungsumfang angeboten.

Leistungsumfang

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Stammdaten

  • Erfassung und Pflege der Stammdaten von Kunden, Lieferanten, Leistungsorten, Fahrzeugen, Leistungen/Materialien, Lieferwerken, Fahrern, Preistabellen, usw.
  • Speichern von Konditionen und Preisen zu Leistungen/Materialen und Lieferwerken
  • Weitere Stammdaten zu Kontenplan, Profitcenter, Kostenarten, Textbausteinen, usw.
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Angebote/Verträge

  • Angebotserstellung, auch auf der Basis von Preistabellen inkl. Ausdruck und Versand per Email
  • Erstellte Angebote können als Aufträge bzw. Verträge übernommen werden
  • Vereinbarungen über Transport- und Materialpreise können als Vertrag gespeichert werden und stehen damit für die nachfolgende Leistungserfassung zur Verfügung
  • Fahrzeugkalkulation anhand von Stundensätzen und Kilometersätzen
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Disposition(Zusatzmodul)

  • Eingabe und Bearbeitung von Bestellungen und Aufträgen
  • Zuordnung von Leistungen und Fahrzeugen in Tabellen- oder Kalenderform
  • Ausdruck der Papiere(Transportaufträge und Fahrpläne) für Fahrer und Unternehmer
  • Übergabe der Daten in die Abrechnung
  • direkte Übergabe der Aufträge mit Zielführung an den Fahrer (nur mit TomTomWORK Integration)
  • Erlösvorschau mit Vergleich von Soll- und Ist- Preisen
  • individuelle Einstellung der Kalenderansicht
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Leistungserfassung

  • Erbrachte Leistungen können tagaktuell oder periodisch von den Lieferscheinen erfasst bzw. ergänzt werden
  • Bei Bedarf getrennt nach Transportpreis und Materialpreis
  • Es stehen verschiedene Bildschirmmasken zur Verfügung, von denen die für den jeweiligen Geschäftsablauf passende gewählt werden kann: "nach Kunden", "nach Fahrzeugen", "nach Tagen"
  • Ausdruck der Transportaufträge (für Fahrer bzw. Subunternehmer) und CMR-Frachtbriefe
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Lademittelverwaltung(Zusatzmodul)

  • Erfassung der abgegebenen und erhaltenen Lademittel direkt in der Disposition
  • Buchung der Lademittel auf Kunden, Unternehmer, Ladeort und Fahrzeug
  • Lademittelkonto für Kontrolle und Abrechnung
  • Belastungsanzeige gegenüber Unternehmen bei fehlenden Lademitteln
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Abrechnung

  • Es können Rechnungen über die einzelnen Leistungen(Einzelrechnung) oder über mehrere Leistungen(Sammelrechnungen) für einen Kunden über einen Zeitraum mit Zuschlägen und Rabatten erstellt werden
  • Verschiedene Rechnungsformulare können benutzt werden bzw. an die gewünschte Form angepasst werden. Es ist möglich, auf der Rechnung nur eine Gesamtposition aufzuführen und zusätzlich als Anlage zur Rechnung eine Einzelaufstellung zu drucken.
  • Vorfakturierung zur Kontrolle der abrechenbaren Leistungen
  • Gutschriften von Kunden werden unterstützt
  • Unternehmerabrechnung mit Gutschriften an Spediteure und Rechnungen von Spediteuren
  • Gesamtabrechnung zur Fakturierung aller abrechenbaren Leistungen
  • Rechnung stornieren und Erstellung von Stornorechnungen
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Erfassung der Kosten

  • Erfassen der Kosten aus Eingangsrechnungen und Kassenbelegen nach Kostenstellen, Kostenarten und Profitcenter
  • Innerbetriebliche Leistungen aus Werkstatt und Tankstelle können ebenfalls erfasst werden
  • effektive Buchung monatlich wiederkehrender Kosten, die als Eingangsrechnungen oder Kassenbelege erfasst werden (z. B. Abschreibungen, Versicherungen, Gehälter, Leasing)
  • Lohndatenerfassung bei Stundenlohnabrechnung mit Überstunden, Zuschlägen, Urlaubs- und Krankheitstagen
  • Führung von Arbeitszeitkonten auf Basis der erfassten Lohnstunden und festgelegten Sollstunden pro Tag/Woche/Monat
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Buchhaltung (Mini-FIBU)

  • Verbuchung von Zahlungseingängen und -ausgängen
  • Offene-Posten-Verwaltung mit Mahnvorschlagsliste und automatischen Druck
  • Rechnungsjournale
  • Erlöse und Kosten nach Erlös- und Kostenarten (Gewinn- und Verlustrechnung)
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Statistik

  • Die Fahrzeugkostenrechnung bietet die monatliche Gegenüberstellung der erzielten Frachterlöse und der tatsächlich angefallenen Kosten für jedes Fahrzeug
  • Statistische Auswertung nach Fahrzeugen, Kunden, Lieferungen und Fahrern
  • Dieselverbrauchsliste mit Durchschnittsverbrauch und Reparaturliste nach Fahrzeugen
  • Umsatzgrafik mit Perioden- und Fahrzeugvergleich über Fahrzeugerlöse und -kosten
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Kalkulation

  • Angebotskalkulation auf Basis der Kilometer- und Stundensätze
  • Ist-Kosten-Analyse zur Auswertung der tatsächlichen Kosten und davon ausgehend zur Ermittlung der Kalkulationssätze
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Suchfunktionen

  • Suchen nach Belegen(Angebote, Verträge, Aufträge, Rechnungen, Sendungen, Touren) mit direkter Anzeige der jeweiligen Bearbeitungsmaske
  • Suche nach Stammdaten(Fahrzeuge, Kunden, Lieferanten, Leistungen, Projekte, Personal) mit Ausgabemöglichkeit der gefundenen Datensätze(Export, Ausdruck)
  • Suche nach Terminen von Personal und Fahrzeugen
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Telematiksystem TomTom TELEMATICS Integration(Zusatzmodul)

  • Voraussetzung ist die Nutzung der TomTom Telematik Systeme und ein WEBFLEET Kommunikationsvertrag
  • Telematik Server zum Nachrichtenaustausch mit TomTom und zur Speicherung der Telematikdaten in SQL Datenbank
  • Nachrichtenaustausch mit Fahrer aus Disposition
  • Senden von Aufträgen an den Fahrer mit Zieladressen und Statusüberwachung aus Disposition
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Archiv(Zusatzmodul)

  • automatische Speicherung von Ausgangsbelegen im PDF-Format
  • Scannen von Eingangsbelegen und Speicherung im PDF-Format und Zuordnung zu Vorgängen
  • Suchen, Anzeigen und Nachdruck im Originalformat
  • jahresweise Ablage im Archiv mit separatem Rechercheprogramm

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FIBU / DATEV-Schnittstelle(Zusatzmodul)

  • Rechnungsdaten aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen, sowie Zahlungen und Kassenbuchungen können im Format folgender Finanzbuchhaltungssysteme ausgegeben werden: DATEV, GDI, Diamant®/2, Sage KHK ClassicLine, Sage KHK OfficeLine, Syska, BRZ, Addison, ProFib (ehemals Szymaniak)
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Sendungen, Sammelgut(Zusatzmodul)

  • Erfassung und Verwaltung von Sendungen mit mehreren Sendungspositionen
  • Disposition in übersichtlicher Baumdarstellung zur flexiblen und effektiven Zuordnung der Sendungen zu Fahrzeugen und Touren per Drag & Drop
  • Beladeliste und Fahrplan für den Fahrer
  • Papiere drucken (z. B. Rollkarten, Frachtbrief, CMR-Frachtbrief)
  • flexible Kontierung
  • Preistabellen nach GFT, Hausfracht, sowie eigene Preistabellen, Konditionen gegenüber Kunden und Subunternehmern
  • Sendungen können in mehrere Teilstrecken gesplitten und die einzelnen Teilstrecken separat disponiert werden.
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Import Wiegedaten  

  • Wiegedaten von Fahrzeugwaagen werden eingelesen und automatisch verpreist 
  • nur in Verbindung mit der Waagensoftware WinFuhr®Waage
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Mandantenfähigkeit(Zusatzmodul)

  • Es können mehrere Firmen als Mandanten getrennt bearbeitet werden
  • Wechsel zwischen Mandanten im Programm
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Formulardesigner

  • Ein Formulardesigner ist im Programm enthalten
  • Damit können der Briefkopf und die Formulare individuell angepasst und gestaltet werden
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Entfernungswerk EWS(Zusatzmodul)

  • Entfernungswerk Straße(EWS) für Deutschland oder Europa inclusive Deutschland, optional mit Mautkilometer Deutschland
  • zur Unterstützung von Kalkulation und Abrechnung
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Tankdatenschnittstelle(Zusatzmodul)

  • Übernahme elektronischer Tankdaten (z. Zt. DKV, TOTAL, UTA, EuroShell, AGIP, lümatic, DS-Card,  SMM, Star Orlen, AS24, Westfalen, CSV-allgemein) ermöglicht eine exakte Kontrolle und erspart die manuelle Buchung

Tankkartenverwaltung(Zusatzmodul)

  • Definition beliebiger Typen von Tankkarten (von verschiedenen Gesellschaften)
  • Wichtige Karteninformationen werden als Stammdaten (Kartennummer, Kartentyp, Ersterfassung, Gültigkeit, PIN, Aufgedrucktes Kennzeichen) gespeichert
  • Buchung der Kartenausgaben und Kartenrücknahmen mit Datum, Uhrzeit, Fahrzeug und Fahrer
  • Übersichtsliste aller gegenwärtigen Kartenstandorte
  • Suche nach Tankkarten anhand verschiedener Kriterien
  • Suche nach Kartenbewegungen in einem beliebigen Zeitraum und nach diversen weiteren Kriterien

Werkstattverwaltung(Zusatzmodul)

  • Ersatzteilstamm
  • Buchung der Zugänge und Verwendung der Ersatzteile
  • Verwaltung Ersatzteillager
  • Lagerbestand, Bestellliste, Ersatzteilverwendung
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Technische Voraussetzungen

  • Betriebssysteme:  Windows 10/8.1/8/7 Prof.
    Sever Betriebssysteme: ab Windows Server 2008
  • Display mit Auflösung 1024x768, empfohlen 24" Display
  • mindestens 4 GB Hauptspeicher (abhängig vom Betriebssystem)
  • Für Mehrplatzanlagen wird ein GBit Netzwerk benötigt, WLAN ist nicht geeignet!
  • Die Speicherung der Daten auf einem NAS-Laufwerk wird nicht unterstützt. Ein störungsfreier Betrieb ist dann nicht gewährleistet!
  • Eine Datensicherung wird unbedingt benötigt, empfohlen RDX Wechselfestplatten.
  • Bei der BDE-Variante und großen Datenmengen wird Terminalserverbetrieb empfohlen.
  • Bei der SQL-Variante und mit mehr als 5 Benutzern wird die Standard Edition von MS SQL Server empfohlen.