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WinFuhr® - Speditionssoftware

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WinFuhr® ist eine Unternehmensssoftware für Transportbetriebe und Speditionen. Die Software unterstützt die komplette Auftragsbearbeitung, beginnend mit dem Erstellen von Angeboten über die Annahme und Disposition von Aufträgen, über die Rechnungsschreibung bis hin zu Buchhaltung, Kostenkontrolle und Statistik.

Unsere Softwarelösung eignet sich sowohl für reine Dienstleistungsbetriebe (nur Transport), als auch für Firmen, die mit Handel und Transport befasst sind (auch Materialverkauf). Für die unterschiedlichen Ladungsarten: Komplettladung, Teilladung, Sammelgut werden differenzierte Bearbeitungsmöglichkeiten angeboten. In Lieferwerken, wie Steinbrüche und Kiesgruben befindet sich die Software ebenfalls erfolgreich im Einsatz. Die Software richtet sich an kleine und mittelständische Speditionen und Transportbetriebe.

Vorteile und Nutzen

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Umfassende Funktionalität

In unserer Speditionssoftware Software sind fast 30 Jahre Anwendererfahrungen enthalten, welche die aktuelle Funktionalität geformt haben. An die unterschiedlichen Anforderungen und Arbeitsweisen in den Transportunternehmn ist die Software anpassbar. Neben den vielfältigen Möglichkeiten und Varianten zur Auftragsbearbeitung, Abrechnung und Buchhaltung werden auch wichtige Nebenaufgaben unterstützt. Solche "Nebenaufgaben" sind zum Beispiel: Lademittelverwaltung, Kontrolle von Fahrzeugterminen und Fahrerterminen, Lohnstundenerfassung mit Arbeitszeitkonto, Urlaubsplanung.

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Einfache Bedienbarkeit

Es wird das Prinzip „So einfach wie möglich und so komplex wie nötig" verfolgt. Die einzelnen Bearbeitungsmasken sind weitgehend selbsterklärend. Die Bearbeitung der Daten erfolgt immer gleich, entweder in tabellarischer Form mit mehreren Datensätzen oder in einer Einzelsatzdarstellung mit allen Daten zum Vorgang. Außer im Bereich der Stammdaten ist jedes eingegebene Datenelement automatisc gespeichert.

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Rationalisierung der Betriebsablaufe

Die Software arbeitet auftragsorientiert. Im Laufe der Auftragsbearbeitung, von der Bestellung, über die Disposition bis zur Abrechnung werden die jeweils zum Auftrag notwendigen und vorhandenen Informationen ergänzt. Danach stehen die Daten für Auswertungen und Statistik zur Verfügung. Es gibt keine Doppeleingaben. Zum Beispiel werden die zu einem Auftrag erfassten Zeiten für das Arbeitszeitkonto verwendet und die erfassten Lademittel für die Lademittelverwaltung genutzt.

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Sicheres zentrales Rechenwerk für Preisbildung

Eine große Herausforderung für eine Speditionssoftware ist die Berücksichtigung aller Verfahren der Preisbildung, die in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich sein können. Um einige Stichpunkte zu nennen: Preisgruppen für Lieferungen und Leistungen, Zuschläge (Dieselzuschlag, Porto Versicherung), Marge, Materialrabatte, Staffelpreise, frei Bau Preise, ab Werk Preise, Vertragspreise, Preistabellen, Zusatzleistungen. Um alle Einflussfaktoren auf den Abrechnungspreis eines Auftrages/einer Leistung immer aktuell zu berücksichtigen, gibt es ein zentrales Rechenwerk, welches den Preis immer neu durchrechnet, sobald ein preisrelevanter Faktor geändert wird. Damit sind immer die korrekten Preise gespeichert und es werden immer die korrekten Preise angezeigt.

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Durchgängige digitale Auftragsbearbeitung

Wenn aktuell auch noch in vielen Unternehmen mit Papierbelegen gearbeitet wird, auch weil viele Kunden es so wünschen oder gewohnt sind, wird die Digitalisierung der Prozesse weiter voranschreiten. Unsere Speditionssoftware bietet die Möglichkeiten einer durchgehend digitalen Auftragsbearbeitung. Eine entscheidende Rolle spielt die sichere und vollständige Integration von Telematiksystemen mit Tablets und/oder Smartphones zur Datenerfassung für den Fahrer und die nahtlose Weiterverarbeitung der Daten in der Auftragsbearbeitung. Die Schlüsselelemente für die vollständige digitale Auftragsbearbeitung sind: elektronischer Lieferschein, elektronischer Wiegeschein, elektronische Rechnung, elektronische Aufbewahrung der Belege (Archivierung), das Versenden und Empfangen von elektronischen Belegen sowie diverse elektronische Schnittstellen zu Fremdsystemen. Wir bieten komfortable und handhabbare Digitalisierungslösungen an, die speziell auch für kleine und mittlere Unternehmen passend sind.

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Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass spätestens ab 01.01.2027 im Geschäftsverkehr nur noch E-Rechnungen verwendet werden dürfen. Ab dem 01.10.2025 sollen E-Rechnungen bereits Standard sein.
WinFuhr® unterstützt aktuell bereits das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen wahlweise als X-Rechnung oder im ZUGFeRD Format. Das Einlesen von elektronischen Rechnungen wird bis zum 01.01.2025 in die Software integriert.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet vielfältige Rationalisierungsmöglichkeiten, ist aber zunächst mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Das größte Einsparpotential ergibt aus unserer Sicht daraus, dass Eingangsrechnung nicht mehr erfasst sondern nur noch kontrolliert werden müssen.

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Zukunftssicher durch Softwarepflege und Weiterentwicklung

Anwender erwarten von einer Software, dass diese nicht nur heute, sondern auch zukünftig sicher und zuverlässig funktioniert. Um das zu gewährleisten, wird die Speditionssoftware WinFuhr® ständig weiterentwickelt und an technische und organisatorische Veränderungen oder Anforderungen angepasst. Es müssen u.a. Veränderungen und Neuerungen auf folgenden Gebieten berücksichtigt werden: neue Hardware, neue bzw. erweiterte Betriebssysteme, neue bzw. erweiterte Schnittstellen zu Fremdsystemen, neue bzw. erweiterte Werkzeuge der Softwareentwicklung. Die Anforderungen an die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden erfüllt.

Besondere Merkmale und Verfahrensweisen

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Flexibel an betriebliche Erfordernisse anpassbar

Es gibt verschieden Möglichkeiten, um die Software WinFuhr® an die Arbeitsabläufe eines Unternehmens anzupassen. Über wählbare Optionen in den Grundeinstellungen können die Arbeitsweise gesteuert, die Terminologie bestimmt und Nummernkreise festgelegt werden. Inhalt und Form der Belege und Listen lassen sich über Formulardesigner fast beliebig gestalten. In den Erfassungsmasken in Listenform können Inhalt, Reihenfolge und Text der Spalten individuell definiert werden.

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Ausgefeiltes Rechnungswesen

Die Software bietet ein ausgefeiltes Rechnungswesen, welchen die verschiedenen Varianten der Abrechnung mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern berücksichtigt.
In alle Richtungen werden sowohl Rechnungen als auch Gutschriften unterstützt.
Jede Abrechnung von Transportleistungen oder Materiallieferungen bzw. Materialverkauf basiert auf im System vorhandene Auftragsdaten. Aufträge können einzeln abrechnet oder in Sammelrechnungen zusammengefasst werden. Über die Funktion Gesamtabrechnungen werden alle Aufträge, aller Kunden in einen Zeitraum abgerechnet.
Über die Funktion Vorfakturierung können Leistungen vor der Abrechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit kontrolliert werden. Rechnungen können per E-Mail versandt werden, automatisch mit den zugehörigen Lieferscheinen im Anhang. Sollte eine Rechnung falsch sein und sie wurden noch nicht versandt, kann die Rechnung storniert und nach Korrektur nochmals mit der gleichen Nummer gedruckt werden. Wenn eine fehlerhafte Rechnung bereits versandt wurde, ist eine Stornorechnung und eine korrigierte neue Rechnung zu erstellen.

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Elektronische Aufbewahrung von Belegen

Die Software unterstützt die elektronische Aufbewahrung von Belegen (Archivierung) entsprechend der gesetzlichen Anforderungen. Für den Anwender hat das den großen Vorteil, dass alle Belege vorgangsbezogen immer verfügbar sind. Ausgangsbelege werden beim Erstellen automatisch im PDF/A Format zusätzlich ins Archiv gespeichert. Beim mehrfachen Erstellen, entsteht eine Beleghistorie. Eingangsbelege, die in Papierform vorliegen, können zum Vorgang eingescannt werden. Elektronische Eingangsbelege, z.B. per E-Mail sind über einen Zwischenschritt ebenfalls zum Vorgang zu speichern. Durch regelmäßige, mindestens jährliche Speicherung der Archivdateien auf ein externes nicht wiederbeschreibbares Medium wird die Forderung nach Unveränderbarkeit der Belege durch den Gesetzgeber erfüllt.

Telematiksystem zur digitalen Auftragsbearbeitung

Durch das eigene Telematiksystem WinFuhr®mobile wird eine vollständige und durchgängige digitale Auftragsbearbeitung ermöglicht. Der Fahrer erhält auf seinem Mobilgerät (Tablet oder Smartphone) in der Fahrer App WinFuhr®Go die abzuarbeitenden Aufträge mit allen Informationen in der vorgeschlagenen Reihenfolge. Mit Realisierung der Aufträge werden vom Fahrer Daten ergänzt bzw. vom System automatisch gesammelt. Mit dem Abschluss des Auftrages (Checkout) werden die erfassten Daten an die Zentrale zurückgeschickt und automatisch in die Auftragsdaten eingearbeitet. Außerdem wird ein elektronischer Lieferschein (e-Lieferschein) erstellt. Die Einsicht und Kontrolle durch den Disponenten ist jederzeit möglich. Um nur einige Vorteile zu nennen:

  • Der Disponent kann Aufträge ändern und löschen
  • WinFuhr®mobile arbeitet sicher und zuverlässig auch bei zeitweise fehlender Internetverbindung, da die Auftragsdaten auf dem Mobilgerät gespeichert sind.
  • Das System ist für Fahraufträge mit mehrere Orten und mehreren Tätigkeiten an jedem Ort ausgelegt.
  • Der Bedienablauf für den Fahrer ist robust, sicher und selbsterklärend.
  • Die Art und die Reihenfolge der Eingaben durch den Fahrer kann in einer Art Baukastensystem (vorgefertigte Checkout Elemente) nahezu beliebig an unterschiedliche Arbeitsweisen angepasst werden.
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Umfangreiche Möglichkeiten der Preisbildung

Die Transportbranche kennt sehr unterschiedliche Preisbildungsverfahren. Am unteren Ende der Skala steht ein pauschaler Festpreis für einen Transportauftrag am oberen Ende wird der Preis nach vertragliche Regeln bestimmt, die ziemlich komplex sein können. Unsere Speditionssoftware erlaubt solche komplexe Preisbildungsregeln abzubilden. Damit wird mit der Eingabe der Einflusswerte automatisch der korrekte Preis ermittelt. Im Bereich Komplettladungsverkehre (mit oder ohne Materialverkauf - frei Bau oder ab Werk) werden die Preisvereinbarungen in Verträgen hinterlegt. Der Preis richtet sich hier im wesentlichen nach der Strecke, der transportierten Menge und der Art des Fahrzeuges (Sattel, Zug, 4-Achser usw.). Diverse Zuschläge wie Wartezeiten, Maut, Dieselzuschlag können zusätzlich hinzukommen. Im Bereich Teilladungsverkehre und Sammelgutverkehre berechnet sich der Transportpreis für eine Sendung nach anderer Logik, die in der Software als Kundenkonditionen und Preistabellen hinterlegt werden. In den Konditionen ist festgelegt welche Preistabelle in Abhängigkeit vom Gewicht zu verwenden ist und es sind bestimmte Zuschläge, wie Maut und Rollgeld definiert. Weitere Zuschläge können immer noch dazukommen, wie Portokosten, Zusatzleistungen und Lagerkosten.

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Effiziente Datenerfassung

Viele Abrechnungsdaten werden heute immer noch manuell anhand vorliegender Lieferscheine oder Wiegescheine kontrolliert und erfasst, insbesondere im Bereich Schüttguttransporte. Die dafür vorgesehenen Erfassungsmasken in Listenform erlauben eine hocheffiziente, fehlerfreie und sichere Datenerfassung in Verbindung mit hinterlegten Vertragspreisen. Jedes eingegebene Datenelement bewirkt jeweils eine weitere Selektion der Eingabemöglichkeiten. In der Regel ist mit Eingabe von 5 Felder die mit einem Wiegeschein dokumentierte Leistung erfasst.
Für den Bereich Sammelgutverkehre sind spezielle Erfassungsmasken für Sendungen und Touren vorgesehen, da hier im Vergleich zu Komplettladungen und Teilladungen ein anderes Auftragsmodell zugrunde liegt. Es müssen Sendungspositionen berücksichtigt werden.

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Diverse Schnittstellen

Durch elektronische Schnittstellen zu Fremdsystem wird unnötiger Erfassungsaufwand vermieden. Zu folgenden Systemen existieren Schnittstellen:

  • Tankdaten - Einlesen der Tankdaten von vielen Tankstellenbetreibern
  • Mautdaten - Einlesen der Mautdaten von TollCollect
  • Einlesen von Auftragsdaten im FORTRAS Format
  • Telematiksysteme - Versenden von Aufträgen
  • Finanzbuchhaltungen - Übergabe von Rechnungen, Buchungen und Belegen
  • WinFuhr®mobile - unser eigenes Telematiksystem ist vollständig integriert
  • WinFuhr®Waage - unser eigenes Wiegesystem ist vollständig integriert
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Verschiedene Möglichkeiten der Disposition

Für die Disposition stehen drei verschiedene Möglichkeiten zur Darstellung der Aufträge und Fahrzeuge zur Verfügung: Kalenderdarstellung, Listendarstellung und Baumdarstellung. Der Anwender wählt die für seine Arbeitsweise geeignete Darstellung aus. Die einzelnen Dispo-Masken sind sehr übersichtlich und zeigen die Zuordnung der Aufträge zu Fahrzeugen in der Abarbeitungsreihenfolge bzw. die Zuordnung zu Subunternehmern. In jeder Darstellung gibt es einen Bereich in dem die noch nicht disponieren Aufträge angezeigt werden. Aufträge können per Drag & Drop in der Reihenfolge der Abarbeitung, zwischen Fahrzeugen und zwischen disponiert und nicht disponiert verschoben werden. Aus der Disposition können Frachtpapiere und Subunternehmeraufträge erstellt werden.

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Technische Voraussetzungen

Betriebssysteme: Windows 11/10/8.1/8 Prof.
Server Betriebssysteme: Windows Server 2012, 2014, 2016, 2019
Display mit Auflösung 1024x768, empfohlen 24" Display
mindestens 4 GB Hauptspeicher (abhängig vom Betriebssystem)
Für Mehrplatzanlagen wird ein GBit Netzwerk benötigt, WLAN ist nicht geeignet!
Die Speicherung der Daten auf einem NAS-Laufwerk wird nicht unterstützt. Ein störungsfreier Betrieb ist dann nicht gewährleistet!
Eine Datensicherung wird unbedingt benötigt, empfohlen RDX Wechselfestplatten.
Bei der BDE-Variante und großen Datenmengen wird Terminalserverbetrieb empfohlen.
Bei der SQL-Variante wird die Standard Edition von MS SQL Server empfohlen, da nur mit der Standard Edition eine professinelle Sichrung der Datenbank möglich ist.