Speditionssoftware WinFuhr® - Option Schüttguttransporte

Unsere Software Winfuhr® ist speziell besonders gut für Unternehmen geeignet, die Schüttgüter transportieren und mit Schüttgütern handeln. Dieser Artikel soll erläutern, wie die Besonderheiten des Geschäftes mit Schüttgütern in unserer Software abgebildet und dargestellt werden. Alle beschrieben Funktionalitäten sind grundsätzlich im Standardprogramm enthalten, müssen nur entsprechend aktiviert und konfiguriert werden.
Es soll nachgewiesen werden, dass die Bearbeitung eines Auftrages nicht mehr als 30 Sekunden dauert und nahezu keine Eingaben notwendig sind (s. Fazit).

Punkt 1: Durchgängige Berücksichtigung des Materialpreises und des Frachtsatzes pro Lieferung.

Für Kalkulation, Abrechnung und Statistik werden im Programm Materialpreis pro Mengeneinheit und der Frachtsatz pro Mengeneinheit durchgängig mitgeführt, unabhängig davon, wie die Preisdarstellung gegenüber dem Kunden erfolgt.

Beispiel: Transport Ladegut X von Lieferwerk A zu Baustelle B

Materialpreis = 18,50 €/Tonne
Frachtsatz = 9,20 €/Tonne
-> frei Bau Preis = 27,70 €/Tonne
bei einer Lieferung von 22,765 Tonnen ergibt sich ein Gesamtpreis von 630,59 €.

Unterschieden wird zwischenden drei Versandarten:

• ab Werk/Selbstabholer (nur Material)
• frei Bau (Material und Transport)
• Fracht (nur Transport)

Punkt 2: Kundenspezifische Preisvereinbarungen als Vertrag

Für Lieferungen und Leistungen in einem festgelegtem Zeitraum können über Verträge kunden- und baustellenspezifische Preise vereinbart werden.
Damit können z.B. für unterschiedliche Lieferwerke unterschiedliche Materialpreise und entsprechend der Entfernung von der Baustelle unterschiedliche Frachtsätze festgeschrieben werden. Je nach Fahrzeugart (Sattelkipper, 4-Achs-Kipper und 3-Achs-Kipper) sind differenzierte Frachtsätze möglich.

Punkt 3: Effiziente Erfassung und Kontrolle der Leistungsdaten und Leistungsnachweise

Im Massengeschäft fallen sehr viele Leistungen an. Mit unserer Software lassen sich diese sehr effizient erfassen und kontrollieren. Da die einzelnen Unternehmen unterschiedlich arbeiten, werden verschiedene Erfassungsmasken angeboten: nach Kunde, nach Fahrzeug, nach Datum, nach Fahrauftrag und nach Vertrag. Nachfolgendes Bild zeigt eine Erfassung nach Vertrag. Nach Auswahl der entsprechenden Vertragsposition werden alle Informationen aus dem Vertrag geladen und der Bearbeiter hat lediglich noch folgende Daten einzutragen:

• Datum
• Fahrzeug
• Menge
• Lieferscheinnummer

Die korrekten Frachtsätze werden in der Spalte "Kipperart" (Solo/Zug) über die Kürzel

• S = 3-Achs-Kipper
• V = 4-Achs-Kipper
• Z = Sattelkipper

gewählt. Wenn keine Kipperart eingetragen ist, können vom Vertrag abweichende Beträge erfasst werden.

Zur Speicherung des Frachtnachweises meist in Form des unterschriebenen Wiegescheines gibt es folgende Möglichkeiten:

• Scannen des Frachtnachweises über die Schaltfäche "Scannen"
• Zuordnung eines bereit elektronisch vorliegenden Frachtnachweisen ebenfalls über die Schaltfläche "Scannen" und Auswahl der entsprechenden Datei
• Speichern des vom Fahrer gescannten Frachtnachweises (s. unten)

Punkt 4: papierlose Auftragsbearbeitung spart die meiste Zeit

Unter der Voraussetzung, daß mit der Fahrer App gearbeitet und das Archiv genutzt wird, können alle Aufträge komplett papierlos bearbeitet werden. Das bringt aus unserer Sicht die größte Zeitersparnis.
Konkret sind folgende Arbeitsschritte betroffen:

1. Der Fahrer erhält seinen Fahrauftrag nicht in papierform sondern auf seiner Fahrer App.
2. Der Leistungsnachweis mit Unterschrift wird nicht als Papierdokument geführt , sondern der Fahrer scannt den Leistungsnachweis in der Fahrer App.
3. Die digitalen Leistungsnachweise werden in der Dispo automatisch zum Auftrag gespeichert und müssen nicht im Büro sortiert gescannt und abgelegt werden.
4. In der Abrechnung werden die digitalen Leistungsnachweise automatisch als Anlage der Rechnung beigefügt.
5. Die Leistungsnachweise sind automatisch im Archiv gespeichert.

Punkt 5: Abrechnung als Sammelrechnung

Aufgrund der Übersichtlichkeit und Effektivität werden Rechnungen i.d.R. als Sammelrechnungen mit mehreren Leistungen in einem Zeitraum geschrieben, optional baustellenbezogen. Die Sortierung der Leistungen nach Ladegut und Datum mit Zwischensummen der Mengen macht die Rechnungen besonders übersichtlich für den Kunden. Zu empfehlen ist eine periodengenaue also monatliche Abrechnung.

Zur Rechnung können die Leistungsnachweise, meist Wiegescheine automatisch zu einer Anlage generiert werden.

Die Rechnung kann als E-Rechnung versandt werden.

Darüberhinaus gibt es die Möglichkeit der Gesamtabrechnung, die insbesondere von Lieferwerken verwendet wird. Bei einer Gesamtabrechnung werden mit einem Rechnungslauf automatisch alle in einem Zeitraum erbrachten Leistungen abgerechnet. Dieses Vervahren ist sehr rationell und es kann keine Leistung "vergessen" werden. Üblicherweise geht einer Gesamtabrechnung eine Vorfakturierung voraus, um die Vollständigkeit des Abrechnungssätze zu kontrollieren und evtl. unklare Leistungen zurückzustellen.

Punkt 6: übersichtliche Disposition

In der Dispo werden die Fahraufträge den einzelnen Fahrzeugen per Drag&Drop zugeordnet. Unsere Dispomaske ist sehr übersichtlich, wie in nachfolgendem Bildern zu sehen.
Ein Dokumentensymbol in der Fahrauftragsnummer (links in der Zeile) zeigt, daß ein Leistungsnachweis gespeichert ist. Die kleinen Briefchen im Datumsfeld zeigen den Bearbeitungsstand des Auftrages bei mobiler Datenerfassung über die Fahrer App.
Der Diponent stellt die Endlosrolllkarte für den Fahrer zusammen, kann diese ändern und jederzeit einsehen.

Punkt 7: mobile Erfassung der Leistungsdaten und Leistungsnachweise

Die Nutzung der Fahrer App mit Erfassung von Leistungsdaten und wichtigen Informationen zum Auftrag erspart die Erfassung dieser Informationen im Büro. In der Dispo können die vom Fahrer erfassten Daten kontrolliert und direkt in den Auftrag für die Abrechnung übernommen werden.

Punkt 8: Berücksichtigung von Rabatten, Zuschlägen und der Maut

Die in der Praxis üblichen Zu- und Abschläge werden in der Software abgebildet.
Grundsätlich ist sind Zu- und Abschläge in Positionen und bezogen auf die gesamte Rechnung möglich.

• Rabatt auf Gesamtrechnung
• Skonto auf Gesamtrechnung oder nur auf Material
• Rabatt oder Zuschlag auf Einzelpositionen
• Maut auf Einzelpositionen

Autor: Eckhart Richter, erstellt am 10.09.2025, letzte Änderung 22.09.2025.