Elektronische Rechnungen (E-Rechnung) als XRechnung und im ZUGFeRD Format
Unsere Softwarelösungen WinFuhr® (Speditionssoftware) und WinFuhr® Containerdienst (Entsorgungssoftware) unterstützen das Erstellen von E-Rechnungen nach den aktuellen Standards als XRechnung und im ZUGFeRD Format.
In der Praxis hat sich die in unseren Softwarelösungen realisierte Umsetzung sehr gut bewährt. Die einzelnen Anwender gehen bei der Einführung/Nutzung der E-Rechnung in der Regel schrittweise vor, meist so wie es deren Kunden und Lieferanten verlangen.
Nach aktuellem Stand ist für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz ab 01.01.2027 das Erstellen von strukturierten E-Rechnungen im Geschäftsbereich verpflichtend. Für Unternehmen mit weniger Jahresumsatz gilt das ab 01.01.2028. Weitere Ausnahemen gibt es für Kleinrechnungen bis 250 € und bei Rechnungen an Privatkunden.
Der Datenaustauschstandard XRechnung ist ein nationaler Standard, der mit der E-Rechnungsverordnung (ERechV) vom 13.10.2017 definiert wurde. Eine E-Rechnung im XRechnung Standard liefert pro Rechnung eine XML-Datei mit den entsprechenden Rechnungsdaten.
Das ZUGFeRD Format ist ein europäischer Standard der in der EU-Richtlinie 2014/55/EU festgelegt ist. Dieser Standard wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) begleitet.
Eine E-Rechnung im ZUGFeRD Format liefert pro Rechnung eine Datei im hybriden PDF-Format, d.h. in die reguläre PDF-Datei sind die Rechnungsdaten im XML-Format eingebettet.
Wir unterstützen bei der Erstellung von E-Rechnungen die jeweils aktuellen Formate.
Das Format ist pro Kunde einstellbar und es wird automatisch eine valide Datei im entsprechenden Format der E-Mail angefügt. Wenn spezielle Auftragsnummern, Bestellnummern, Projektnummern innerhalb der Rechnung übermittelt werden sollten sind evtl. noch kleine Anpassungen nötig.
Beim Einlesen von erhaltenen E-Rechnungen wird die Datei automatisch auf Validität geprüft. Aktuell sind viele E-Rechnungen nicht valide, d.h. entsprechen nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung. In diesem Fall kann die Rechnung nicht importiert werden und sollte an den Lieferanten zurück gesendet werden.
Die Einführung der E-Rechnung in der Praxis bedeutet zunächst Mehrausfwand in Einrichtung. Schulung und Abstimmung zwischen den Geschäftspartnern.
Langfristig sehen wir in der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen das größte Rationalisierungspotential für die Unternehmen. Wobei eine Kontrolle der Eingangsrechnungen immer notwendig bleiben wird.
Zur konkreten Umsetzung s.a. Artikel Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) erstellen und einlesen.
Wenn Sie sich für die Nutzung interessieren, fragen Sie uns gerne an. Wir beraten Sie gern und machen Ihnen ein Angebot für Einrichtung und Nutzung der E-Rechnung. Nach einer entsprechenden Vorbereitung und Einrichtung entsteht bei der eigentlichen Rechnungserstellung kein zusätzlicher Aufwand. Mit der Auslösung des Rechnungsdruckes wird automatische eine E-Rechnung im PDF/A-3 Format mit XML Anhang oder mit einer zusätzlichen XML-Datei erstellt, archiviert und an die zum Kunden hinterlegte E-Mail Adresse verschickt. Für das Einlesen von E-Rechnungen steht ein komfortabler Prüfmudul zur Verfügung.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet vielfältige Rationalisierungsmöglichkeiten, ist aber zunächst mit zusätzlichem Einrichtungsaufwand verbunden. Das größte Einsparpotential ergibt sich aus unserer Sicht daraus, dass Eingangsrechnungen nicht mehr erfasst sondern nur noch kontrolliert werden müssen.
XRechnung und Zugferd
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